I Mitt kontor kan Department Managers och Managers lägga till mappar och ladda upp filer. Mappar och filer som läggs till i kontoret blir synliga för alla användare i butiken, såvida man inte väljer att begränsa åtkomsten i samband med att man lägger till material. Det går aldrig i efterhand att begränsa en åtkomst på en fil eller mapp, utan det måste göras i samband med att man skapar en mapp eller bifogar en fil.
Ladda upp dokument och mappar för alla användare att ta del av:
- Gå till Mitt kontor via startsidan.
- Välj Ny mapp eller Bifoga fil uppe i högra hörnet.
- I rutan som dyker upp namnger du filen eller mappen och ignorerar knappen Begränsa tillgång.
- Tryck på Spara mapp/fil och materialet lägger sig därefter i kontoret.
Ladda upp dokument och mappar med åtkomstbegränsning
- Gör på samma sätt som ovan i steg 1-2.
- Välj Begränsa tillgång.
- Välj vilket kostnadsställe eller vilken egen skapad kommunikationsgrupp du vill begränsa materialet till. Endast de med behörighet satt i administrationen kommer åt materialet. Detta betyder att användare som inte har tillgång till given grupp/kostnadsställe inte heller kommer att se materialet via sitt inlogg. OBS! Department Managers samt Managers har alltid tillgång till allt material som läggs upp.
Det är möjligt att välja flera behörigheter på samma gång men det räcker att ha en av dessa för att kunna ta del av det som laddas upp. En användare behöver således inte ha behörighet till flera av de valda behörigheterna för att kunna se det som läggs upp, utan endast en räcker. - Tryck Spara. Därefter hamnar du återigen i den första vyn. Namnge mappen eller filen och välj spara. I parentesen ser du även hur många behörigheter du valt i det tidigare steget.
- Mappen/filen lägger sig nu med ett hänglås i kontoret, vilket indikerar på att materialet är begränsat. Förs muspekaren över hänglåset står det även information om vilken behörighet mappen eller filen har.
Flytta filer/mappar
Det går även att ladda upp en fil/mapp och föra in den i en begränsad/obegränsad mapp. Antingen klickar du på en mapp direkt vid uppladdningen eller så laddar du upp materialet i kontoret och flyttar sedan materialet till önskad mapp genom att dra och släppa.
- Dra in en mapp/fil in till en annan mapp. Du kommer då få upp en varning om att flytta materialet in i mappen. Flyttar du material till en begränsad mapp får du en indikering på att materialet du har flyttat in i en begränsad mapp också får den behörigheten.
- Mappen/filen som flyttats in får nu också ett hänglås på sig som indikerar på att den är begränsad på något sätt. Detta sker endast om man flyttar in något till en begränsad mapp, och inte till en obegränsad mapp.
- Vill man flytta ut filer och mappar (detta går även från mappar som är begränsade, men material som flyttas ur en begränsad mapp till kontoret förlorar sin begränsning) så drar man materialet till pilen
och släpper – då flyttas given fil/mapp.
Ta bort material samt sortera material
Vill man ta bort en fil eller mapp helt och hållet så drar man materialet till papperskorgen och släpper.
Vill man få en bättre överblick över det uppladdade materialet kan man använda sorteringsfunktionen uppe till vänster. Det går att sortera på senast tillagt samt bokstavsordning genom att klicka på respektive pilar.
OBS!
Även om det är möjligt att begränsa material till särskilda kostnadsställen samt grupper så rekommenderar vi ändå inte att du laddar upp material av känsligare natur – till exempel lönelistor eller liknande.