Skapa nytt
För att skapa ett nytt iMail, vilket är benämningen på interna meddelanden i ipool, går du till Kommunikation och väljer knappen Skriv nytt uppe i högra hörnet. För att skapa ett iMail markerar du en eller flera mottagare (markera flera personer genom att hålla ned Ctrl/Cmd på tangentbordet). Det går även att markera alla medarbetare genom att välja Markera alla eller så kan du söka fram specifika personer i sökrutan. Vill du filtrera och skicka information till ett specifikt kostnadsställe eller en kommunikationsgrupp klickar du på knappen Filtrera.
Efter du valt mottagare fyller du i Ämne, skriver ditt meddelande samt bifogar eventuell fil. Nedanför textrutan finns ytterligare val att göra, där det är möjligt att få en uppföljning på ditt meddelande. Nedan följer en beskrivning på dessa val.
Kräv bekräftelse
Kräv bekräftelse är förvalt från start. Är Kräv bekräftelse markerat innebär det att du under Skickade kan följa upp hur många som har läst och tagit del av meddelandet (mottagaren får chansen att trycka på knappen Jag har läst och förstått när de tar emot meddelandet). Kräv bekräftelse är bra att använda sig av då man vill förse medarbetare med viktig information och kunna följa upp vilka som bekräftat att de tagit del av den. Vill du skicka något som inte kräver uppföljning bockar du helt enkelt ur Kräv bekräftelse. I exemplet nedan har ett meddelande med Kräv bekräftelse skickats ut till 5 medarbetare, där 1 person bekräftat mottagandet.
Klickar du på meddelandet i fråga får du en uppföljning på vem som har bekräftat informationen och vilka som fortfarande inte har tagit del av den. Vill du påminna personer som ännu inte bekräftat informationen kan du klicka på Påminn via iMail så väljs dessa personer automatiskt ut i nästa steg när du väljer att skicka ut en påminnelse om att personerna har olästa meddelanden i ipool.
I bilden nedan visas hur det ser ut när en anställd tagit del av meddelandet i sin egen vy. Mottagaren väljer att klicka på Jag har läst och förstått när denne läst informationen. Mottagaren kan inte ta bort meddelandet före denne aktivt tryckt på knappen.
Kräv ja/nej
Väljer du att bocka i Kräv ja/nej innebär detta att mottagaren har möjlighet att välja Ja eller Nej på ditt meddelande. Denna funktion kommer till pass om du exempelvis behöver kolla upp närvaro till kommande personalmöte eller ta reda på hur många som skulle behöva en ny namnbricka.
Nedan visas ett exempel på uppföljning på ett meddelande som skickats ut till tre personer. I exemplet så har Sibel bekräftat att hon redan har en namnbricka via den gröna cirkeln och vita bocken. Sara har valt nej och Nils, som har en grå cirkel, har inte svarat på meddelandet ännu. På samma vis som Kräv bekräftelse är det möjligt att påminna medarbetare om att svara på meddelandet.
Meddela alla valda personer via SMS
Den sista bockrutan Meddela alla valda personer via SMS innebär att du även skickar ut ett SMS till personerna, utöver meddelandet och push notisen i ipool, för att informera om att de fått ett nytt meddelande i ipool. OBS! Det tillkommer en avgift för varje skickat SMS enligt ert tjänsteavtal.